Syfte

§ 1
Nämndens syfte är att verka för att börsbolagens rapportering håller en hög kvalitét och en god jämförbarhet både inom Sverige och internationellt. Nämnden ska bidra till att skydda investerare, främja tilltron till marknaden och undvika regelarbitrage i syfte att upprätthålla en välfungerande, effektiv och hållbar svensk värdepappersmarknad.

Uppdrag

§ 2
Nämnden har till uppgift att efter delegation av Finansinspektionen utföra granskning av sådan regelbunden finansiell information som avses i 16 kap. 4–5 § lagen (2007:528) om värdepappersmarknaden.

Nämnden ska följa Finansinspektionens föreskrifter (2018:18) om övervakning av emittenters regelbundna finansiella information.

Nämnden ska i sin verksamhet iaktta vad som följer av avtal mellan Finansinspektionen och Föreningen för god sed på värdepappersmarknaden med anledning av överlåtelse av vissa uppgifter från Finansinspektionen till Nämnden.

Nämnden ska, i tillämpliga delar, följa riktlinjer och rekommendationer från European Securities and Markets Authority (ESMA) som rör Nämndens verksamhet.

Nämnden ska aktivt delta i det europeiska erfarenhetsutbytet och bidra till en enhetlig tillämpning av internationella redovisningsstandarder och en enhetlig tillsyn, såväl i Sverige som inom EES.

Nämnden ska delta aktivt inom ramen för European Enforcers Coordination Sessions (EECS). Nämnden ska bl.a. presentera svenska ärenden inför EECS, i relevanta fall föra in dessa i EECS- databasen samt lämna den information som Esma efterfrågar.

Nämnden ska även delta i andra arbetsgrupper inom Esma om det är relevant för Nämndens verksamhet.  Nämnden ska samråda med Finansinspektionen i syfte att nå en gemensam ståndpunkt i frågor som uppstår inom samarbetet inom Europeiska unionen.

Organisation

§ 3
Nämnden består av en ordförande och en vice ordförande samt minst fem övriga ledamöter (granskare).

Nämndens arbete leds av Nämndens ordförande. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden i dennes ställe. Vad som i denna arbetsordning föreskrivs om ordföranden gäller även vice ordföranden när denne tjänstgör i ordförandens ställe.

Ordföranden ska vidare:

1. följa utvecklingen av regelverk och praxis inom Nämndens ansvarsområde,
2. svara för Nämndens kvartalsvisa kontakter med Finansinspektionen och andra myndigheter,
3. svara för att Nämnden deltar i det europeiska samordningsarbetet inom Esma,
4. informera om Nämndens verksamhet, samt
5. besvara frågor om Nämndens verksamhet.

Ordföranden får delegera dessa uppgifter till vice ordföranden eller annan ledamot och får delegera uppgifterna under 4. och 5. till Nämndens administrativa personal.

Kansli, diarium och webbplats

§ 4
Nämndens kansli förestås av ordföranden som ska:

1. - rapportera löpande ekonomisk information till föreningens kanslichef,
2. - svara för Nämndens diarium och arkiv,
3. - föra förteckning över ledamöters bisysslor och innehav av finansiella instrument med anknytning till bolag under tillsyn, samt
4. - ge instruktioner till kansliets administrativa personal för dennes arbete.

Ordföranden får delegera uppgifterna under 1. och 2. till kansliets administrativa personal.

§ 5
Arbetet på Nämndens kansli utförs av en för ändamålet särskilt anställd administrativ personal.

§ 6
Nämndens kansli ska ha ett diarium i vilket ärendena förtecknas löpande. Handlingar som hör till ett ärende ska arkiveras och bevaras i tio år. Därefter ska handlingarna förstöras.

Diarieförda handlingar som hör till ett granskningsärende ska efter skriftlig begäran lämnas över till Finansinspektionen.

§ 7
Kansliet har telefontid i normalfallet vardagar kl 9–12. Under semestertider och i anknytning till helger kan ändringar i telefontiden förekomma.

§ 8
Nämnden har en webbplats där Nämnden informerar om sin sammansättning, verksamhet, stadgar, arbetsordning och principer för avgiftsuttag. På webbplatsen ska även Nämndens ställningstaganden samt årsrapport över genomförd granskning publiceras.

Budget

§ 9
Nämndens budget fastställs av föreningen efter förslag från Nämndens ordförande och i samråd med föreningens kanslichef.

Urval

§ 10
Ordföranden svarar för att urvalet av vilka bolag som ska ingå i populationen för granskningen sker med tillämpning av Esma:s riktlinjer om tillsyn över finansiell och icke-finansiell information.

Om Finansinspektionen skriftligen begär det ska ett bolag tas upp till granskning.

Kammare och ordförandegrupp

§ 11
Ett ärende handläggs av en kammare under ledning av en ordförandegrupp.

Ordförandegruppen består av Nämndens ordförande, vice ordförande och en tredje ledamot som genom rotation utses bland Nämndens övriga ledamöter. I normalfallet turas Nämndens ordförande och Nämndens vice ordförande om att inneha rollen som ordförande för gruppen.

Ifall ordförande eller vice ordförande är jävig eller förhindrad i övrigt att delta ersätts denne av en tredje ledamot som utses bland Nämndens övriga ledamöter som inte ingår i den aktuella kammaren.

Nämndens ordförande och vice ordförande utser en granskningsansvarig ledamot och en kvalitetssäkrare för kammaren bland Nämndens övriga ledamöter. Den granskningsansvarige ledamoten och kvalitetssäkraren kan inte ingå i kammarens ordförandegrupp.

Ordförandegruppen kan fatta beslut om att ta in extern expertis i särskilda frågor som exempelvis incitamentsprogram och värdering av tillgångar eller avtal. 

§ 12
Huvudregeln är att samma konstellation av ledamöter inte får bilda mer än en kammare. Ifall en ledamot konstaterats jävig i förhållande till ett granskningsärende kan dock undantag till huvudregeln förekomma.

Fördelningen av granskningsärenden

§ 13
Fördelningen av granskningsärenden på̊ de olika kamrarna sker genom slumpmässig fördelning. Ett ärende får flyttas från en kammare till en annan om det är motiverat med hänsyn till att en ledamot är jävig i förhållande till ett granskningsärende, ärendets art eller av andra skäl.

Jävsprövning av ledamöter

§ 14
Nämndens anställda ska i sina kontakter med enskilda personer, organisationer eller bolag inom ramen för Nämndens verksamhet agera sakligt och opartiskt.

§ 15
När ledamöter jävsprövas i ett enskilt granskningsärende är det i första hand den berörda ledamoten som prövar om denne är jävig. Nämndens ledamöter ska följa vad som framkommer av 16-18§§ förvaltningslagen (2017:900) om jäv. Anmälan om jäv görs till Nämndens ordförande.

I samband med jävsprövningen i ett enskilt granskningsärende gör även Nämndens ordförande en ytterligare jävsprövning av ledamoten. Jävsprövningen av vice ordförande görs av Nämndens ordförande. Jävsprövningen av Nämndens ordförande görs av Nämndens vice ordförande. Jävsprövningen ska dokumenteras.

I jävsprövningen ska Nämndens ordförande särskilt beakta vad som framkommer i §16 förvaltningslagen (2017:900) om jäv. Vidare medför varje följande situation i normalfallet att jäv föreligger för en ledamot i förhållande till ett enskilt granskningsärende (icke uttömmande lista):

A) I förhållande till bolag under tillsyn:

1. Ledamoten eller närstående har ett inte oväsentligt innehav av finansiella instrument eller annat väsentligt ekonomiskt intresse i bolaget.
2. Ledamoten har varit anställd i bolaget eller ledamoten eller närstående varit medlem av bolagets företagsledning eller styrelse under de föregående tre åren.
3. Ledamoten eller närstående har under de tre senaste räkenskapsåren varit rådgivare i samband med eller medverkat i
   i. upprättandet av bolagets finansiella rapportering eller rapporteringssystem; eller
   ii. bolagets internrevision;
4. Ledamoten eller närstående har under de tre senaste räkenskapsåren varit rådgivare till bolaget i frågor som gäller juridik, beskattning eller värdering och dessa uppdrag kan inte anses vara av oväsentlig omfattning.

B) I förhållande till bolaget under tillsyns externa revisionsbolag:

1. Ledamoten eller närstående har under de tre senaste räkenskapsåren varit ansvarig extern revisor till bolaget eller medverkat i bolagets externa revision och detta inte kan anses vara av oväsentlig omfattning; eller
   
2. Ledamoten eller närstående har under de tre senaste räkenskapsåren varit delägare eller medlem i styrelsen av bolagets externa revisionsbolag.
   

Handläggning av ärenden

§ 16
I sin handläggning av ärenden tillämpar Nämnden följande bestämmelser i förvaltningslagen (2017:900):

   - 16-18 §§ om jäv, 
   - 24 § om när man får lämna uppgifter muntligt, 
   - 25 § om kommunikation, 
   - 27 § om dokumentation av uppgifter, 
   - 31 § om dokumentation av beslut, 
   - 32 § om motivering av beslut, 
   - 33 § första och tredje styckena om underrättelse om innehållet i beslut, 
   - 36 § om rättelse av skrivfel och liknande, 
   - 37 § första stycket om när en myndighet får ändra ett beslut, och 
   - 38 § om när en myndighet ska ändra ett beslut.

§ 17
Nämnden informerar emittenter vars regelbundna finansiella information blir föremål för granskning. 

Nämndens handläggning av ärenden är i huvudsak skriftlig. I handläggningen får muntlig förhandling ingå.  Ifall ett bolag begär ett fysiskt möte är Nämndens grundinställning positiv. Ett sådant möte ska beviljas i mån av tid och resurser och om begäran kan anses vara befogad.

§ 18
När den granskningsansvarige är klar med sin granskning ska denne redovisa sitt preliminära ställningstagande i en gransknings-PM samt överlämna dessa handlingar till kvalitetssäkraren för kvalitetssäkring. Därefter överlämnas handlingarna till ordförandegruppen som sammankallar till möte för behandling av ärendet. Innan ordförandegruppen fattar beslut om slutligt ställningstagande skall emittenten, i en avstämningsskrivelse, erbjudas möjlighet att yttra sig över det ställningstagandet.

Ordförandegruppen ska eftersträva enighet när den fattar beslut om sitt slutliga ställningstagande. Kan inte enighet uppnås ska ordförandegruppen ta fram två förslag på slutligt ställningstagande och genom röstning anta det ställningstagandet bakom vilket majoriteten av ledamöterna i ordförandegruppen stöder. Ordförandegruppens beslut undertecknas av ordförande och vice ordförande.

§ 19
Om ordförandegruppen efter avslutad granskning finner att ett bolag inte har upprättat sin finansiella rapport i enlighet med de bestämmelser som gäller för bolaget, och överträdelsen inte är ringa, ska Nämnden utan dröjsmål och inte senare än en arbetsdag efter att överträdelse konstaterats informera Finansinspektionen samt överlämna all diarieförd dokumentation i ärendet till myndigheten. Finansinspektionen informerar därefter bolaget om att ärendet har överlämnats.

§ 20
Om överträdelsen bedöms som ringa ska ordförandegruppen skriftligen uppmana bolaget att antingen i dess framtida finansiella information rätta till de felaktigheter som observerats eller att offentliggöra en särskild rättelse. Emittenten ska samtidigt skriftligen informeras om att ärendet kommer att överlämnas till Finansinspektionen för bedömning om emittenten inte följer uppmaningen i beslutet.

Kopia av beslutet ska skickas för kännedom till Finansinspektionen.

Om bolaget inte följer ordförandegruppens beslut ska ärendet snarast överlämnas till Finansinspektionen avseende de delar av beslutet som bolaget inte efterkommit. Finansinspektionen meddelar bolaget att ärendet överlämnats till Finansinspektionen.

Beslut enligt första stycket offentliggörs löpande på Nämndens hemsida.

§ 21
Ordförandegruppen får i samband med att ett ärende avslutas, lämna rekommendationer i enlighet med Esma:s riktlinjer med avseende på̊ bolagets framtida finansiella rapporter.

§ 22
Om bolaget nekar att samarbeta, t.ex. genom att inte inkomma med efterfrågade handlingar eller underlåter att besvara förfrågningar, ska ordförandegruppen avsluta ärendet och Nämnden överlämna det till Finansinspektionen samt meddela emittenten om överlämning.

§ 23
Nämnden upprättar för varje år en årsrapport över genomförd granskning som lämnas till Finansinspektionen, offentliggörs på Nämndens hemsida samt presenteras vid ett seminarium eller liknande. 

Kommittéer

§ 24
Nämndens ordförande kan till stöd för Nämndens verksamhet tillsätta kommittéer. Kommittéerna ska ha särskilt dedikerade arbetsuppgifter som exempelvis internationell samverkan, övervakning av media och omvärldsanalys för att fånga upp eventuella överträdelser av bolag under tillsyn, ta fram förslag på ändringar av arbetsordningen och hantering av klagomål från bolag under tillsyn eller andra externa parter.

En kommitté ska bestå av minst tre ledamöter och dess arbete ska ledas av ordföranden eller vice ordföranden.

Representation, gåvor, seminarium, resor och konferenser

§ 25
Representation används i syfte att stötta och utveckla Nämndens verksamhet och för att ta hand om Nämndens relationer med viktiga intressegrupper. Representation ska ske med gott omdöme, vara måttlig och ha ett samband med Nämndens verksamhet.

§ 26
Intern representation ska ske med gott omdöme och vara måttlig.

§ 27
Det är otillåtet för Nämndens anställda att ta emot gåvor, belöningar eller andra förmåner av externa parter inom ramen för Nämndens verksamhet. Det är dock tillåtet att ta emot blommor, chokladaskar eller dylikt till ett ringa värde som är till samtliga på Nämnden.

§ 28
Om ett bolag under tillsyn, en intressent eller en affärskontakt anordnar ett seminarium, informationsträff eller liknande tillställning för en större publik till vilken en anställd är bjuden, och det för de inbjudna ingår förtäring eller viss underhållning i måttlig skala är det inte att betrakta som en otillåten gåva, belöning eller förmån så länge huvudsyftet med tillställningen är information.

§ 29
Resor i tjänsten skall genomföras ändamålsenligt och kostnadseffektivt.

Resor och konferenser som en extern part vill bjuda på ska anställda tacka nej till. Är det en resa som kan anses vara till nytta eller vara nödvändig för den anställdes arbete och Nämndens ordförande har gett sin tillåtelse till resan, är det Nämnden som betalar.  

§ 30
Råder det osäkerhet kring vad som kan betraktas som tillåtet gällande §25–29 ovan ska anställd rådgöra med Nämndens ordförande.

Attestordning

§ 31
De anställdas utgifter attesteras av ordföranden eller vice ordföranden.

Vice ordförandens utgifter attesteras av ordföranden.

Ordförandens utgifter attesteras av vice ordföranden.

Innehav av finansiella instrument med anknytning till bolag under tillsyn

§ 32
En anställd ska informera ordföranden om vilka innehav av finansiella instrument med anknytning till bolag under tillsyn denne eller närstående har vid anställningens början och hålla ordföranden uppdaterad om ändringar i innehavet. Vice ordförande informerar ordförande och ordförande informerar vice ordförande. Som närstående skall i detta avseende ses make/maka/sambo och hemmavarande barn.

Inför köp eller försäljning av finansiella instrument med anknytning till bolag under tillsyn krävs godkännande i förhand av Nämndens ordförande.

Bisysslor

§ 33
En ledamot får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller hennes oberoende eller som kan skada Nämndens anseende.

En ledamot ska informera Nämndens ordförande om sina bisysslor och andra omständigheter av betydelse för att bedöma ledamotens oberoende.

Nämndens ordförande fattar beslut om en ledamots (granskares) möjlighet att ha bisysslor samt vilket krav på karenstid som gäller.

Nämndens ordförande och vice ordförande ska lämna motsvarande uppgifter beträffande sig till Föreningens ordförande som fattar beslut om ordförandens och vice ordförandens möjlighet att ha bisysslor samt vilket krav på karenstid som gäller för respektive ledamot.

Karenstiden ska i normalfallet utgöra tre år.

Tystnadsplikt

§ 34
Samtliga Nämndens anställda eller uppdragstagare omfattas av tystnadsplikt i enlighet med 16 kap 13§ 2 st lagen (2007:528) om värdepappersmarknaden och får inte obehörigen röja eller utnyttja vad denne i anställningen eller under uppdraget har fått veta om någon annans affärsförhållanden eller personliga förhållanden.

§ 35
Varje anställd vid Nämnden ska följa denna arbetsordning, Nämndens beslutade policys och rutiner. För att säkerställa efterlevnad ska Nämnden årligen gå igenom dessa med sina medarbetare.

§ 36
Nämnden kommer att kalla Finansinspektionen till kvartalsvisa möten för att utbyta information.

§ 37
Ändring av denna arbetsordning beslutas av Nämndens ordförande och vice ordförande tillsammans. Finansinspektionen ska i god tid informeras om förslag till ändringar.

Arbetsordningen fastställd 2019-04-09
Uppdaterad 2023-02-08